Практически съвети при прилагането на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.
Ако вече сте се запознали с нашата публикация “10 въпроса относно новия Закон”, то вероятно сте в готовност да стартирате прилагането на закона, в случай че предприятието, за което отговаряте, е задължен по закона субект.
С настоящата публикация ще Ви предоставим някои практически насоки по приложението на закона.
ИЗДАЙТЕ ЗАПОВЕД.
Със заповед опредлете:
- телефон за контакт, електронен адрес и физически адрес, посредством които Длъжностното лице в предприятието да получава сигнали за нередности съгласно закона. Под Длъжностно лице имаме предвид лицето, което ще приема сигналите, ще ги регистрира, а след това разглежда. Телефонът за контакт и електронният адрес следва да се ползват единствено от Длъжностното лице;
- Длъжностно лице по разглеждане на сигнали – следва да е служител в предприятието (в някои ограничени случаи е възможно да е и външно за предприятието лице); няма пречка Длъжностното лице да изпълнява и други функции, като например да е отговорно лице по повод защитата на личните данни, директор на HR отдел, директор на друг отдел;
- Ръководител на длъжностното лице – може да е директор, управител или друг служител; това лице в предприятието, което издава окончателните решение и доклад по всяка проверка, след като Длъжностното лице е извършило преди това действията по новия закон.
СКЛЮЧЕТЕ ДОПЪЛНИТЕЛНО СПОРАЗУМЕНИЕ ИЛИ ДОПЪЛНИТЕЛЕН ТРУДОВ ДОГОВОР.
Това е необходимо, доколкото с новия закон Вие възлагате на това лице допълнителни задължения, които допреди този момент не са му били вменени.
Сключете допълнително споразумение (ДС) към трудовия договор на служителя, който ще изпълнява ролята на Длъжностното лице по разглеждане на сигнали, когато задълженията по новия закон се доближават до досегашната длъжност на служителя (например, ако до този момент служителят е изпълнявал длъжност като отговорно лице по защита на личните данни, обслужване на клиенти, юрисконсулт). Препоръчваме в ДС да договорите и допълнително възнаграждение на служителя, например за постигнат резултат (пример: обработени повече от 3 сигнала като условие за получаване на допълнителното възнаграждение). Обсъдете вариантите за допълнително възнаграждение с ТРЗ или счетоводния отдел. Внимание! Ако длъжността, наименованието и кодът на длъжността бъдат променени след сключване на ДС, необходимо е да подадете уведомление до НАП за изменение на договора.
Сключете допълнителен трудов договор на основание чл. 110 от КТ със служителя, който ще отговаря за разглеждане на сигналите, ако считате, че това лице ще изпълнява новите си задължения във връзка със закона извън работното си време по основания си трудов договор. Към допълнителния трудов договор следва да е налице и Длъжностна характеристика. Внимание! Необходимо е да подадете уведомление до НАП за сключения допълнителен трудов договор.
УПЪЛНОМОЩЕТЕ РЪКОВОДИТЕЛЯ.
С пълномощното Вашето предприятие упълномощава ръководителя на Длъжностното лице, тоест лице в предприятието, което издава окончателните решение и доклад по всяка проверка, след като Длъжностното лице е извършило преди това действията по новия закон. Ръководителят може да бъде управител, директор, ръководител и всяко друго лице, което е вътре в предприятието. Ако ръководителят е законен представител на предприятието (управител, директор, изпълнителен директор) не е необходимо да подписвате пълномощно. Ако е служител, вероятно ще се наложи да сключите допълнително споразумение или допълнитетел трудов договор и с него.
ПРИЕМЕТЕ ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА.
Вътрешните правила за приемане, регистрация и разглеждане на сигнали са вътрешен акт, в който следва да уредите:
- начинът, по който се приемат, регистрират и разглеждат сигналите;
- начин, по който се извършва проверката;
- случаи на прекратяване на проверката или препращането на сигнала;
- управление на конфликт на интереси (например: как ще се постъпи при получен сигнал срещу лицето, което го разглежда или неговия работодател);
- кои сигнали ще се уреждат приоритетно;
- ход на проверката, събиране на доказателства, комуникация между лицата;
ЗАПОЗНАВАНЕ НА СЛУЖИТЕЛИТЕ.
Сведете до знанието на служителите си заповедите и вътрешните правила, издадени във връзка с новия закон. Документирайте това.
АКТУАЛИЗИРАЙТЕ СЕКЦИЯТА ЗА КОНТАКТ В САЙТА СИ.
В раздел/категория “Контакти” в интернет страницата Ви посочете на отделно място данните на Длъжностното лице по разглеждане на сигнали за нередности. Нека тези контакти бъдат отделени от точките за контакт с Вашето предприятие и от тези за връзка с отговорното лице по защита на личните данни.
СЪЗДАЙТЕ СЕКЦИЯ “СИГНАЛИ”.
Създайте в интернет страницата си отделен и самостоятелен раздел/категория “Сигнали за нередности” или друга аналогична секция. Необходимо е да имате отделна секция за това, независимо, че сте публикували данните за контакт на Длъжностното лице. За пример на специално обособена секция за подаване на сигнали моля да видите секцията в червен цвят от сайта на Комисия за защита на потребителите (горен десен ъгъл в сайта www.kzp.bg).
Секцията би могла да бъде озаглавена:
- Сигнали;
- Подаване на сигнал;
- Сигнал за нередности;
- Подаване на сигнал за нередности;
- С друг близък по съдържание текст.
В самостоятелния раздел за сигнали публикувайте информацията за процедурите по подаване и разглеждане на сигнали. Не препоръчваме в сайта да публикувате Вътрешните правила. Те са предназначени за Длъжностното лице по разглеждане на сигнали, неговия ръководител и за другите служители.
ИНФОРМАЦИЯ В ОФИСА.
Във всеки Ваш офис/търговски обект или друго работно помещение поставете на видно място информация за правото за подаване на сигнали (стикер на таблото). Наред с това поставете на видно място и документ с информацията за процедурата по разглеждане на сигнали.
ИНСТРУКТИРАЙТЕ СЛУЖИТЕЛИТЕ.
Инструкцията представлява практически насоки за Длъжностното лице относно действията, които следва да извършва при подаден сигнал и формулярите, които да използва. В документа се съдържат и насоки за ръководителя на Длъжностното лице със стъпките, които следва да предприеме той при получаване на предложение от Длъжностното лице.
Адвокатите от Адвокатско дружество “Димитрова и Хаджиева” са водещи лектори на обучения във връзка с новия закон, организирани от Master events.
Адвокатско дружество “Димитрова и Хаджиева” предлага професионални конслутации във връзка с новия закон, както и услуга по изготвяне на всички необходими документи. В случай че имате интерес към нашите услуги, не се колебайте да се свържете с нас.
Настоящата статия не представлява правно становище или правен съвет, съобразен с конкретна ситуация или субект. За конкретна правна помощ следва да бъде поискан съвет от специалист. Авторът на статията не носи отговорност за предприемането на каквито и да е правни действия въз основа на съдържанието й.
Автор: адв. Михаела Димитрова, управляващ съдружник
